Casos de uso: onde o trabalho trava e como ele volta a fluir

Os cinco primeiros casos são padrões de aplicação; o de CRM está em produção. Todos seguem a mesma lógica: cada etapa tem um responsável, um prazo, uma regra de exceção e um próximo passo definido.

Onboarding de clientes

Problema. O cadastro passa por várias áreas e sistemas. O cliente espera sem saber o status, e ninguém sabe onde o caso parou.

Participantes: cliente, time de cadastro, sistemas de validação, agente de IA para documentos.

Como o processo coordena:

1. O cliente envia dados e documentos.
2. Os sistemas validam cadastro e restrições automaticamente.
3. Um agente de IA analisa os documentos e aponta inconsistências.
4. Só os casos com exceção vão para revisão humana.
5. O cliente é ativado e recebe o status em cada etapa.

O que a operação vê no Monitor: em que etapa está cada cadastro, quanto tempo leva cada uma e onde as exceções se acumulam.

Propostas, crédito e aprovações

Problema. Aprovações dependem de e-mail e planilha. Alçadas não são respeitadas e decisões ficam sem registro.

Participantes: solicitante, analistas, aprovadores por alçada, sistemas de crédito e contrato.

Como o processo coordena:

1. A proposta entra com os dados necessários.
2. Regras de alçada definem quem precisa aprovar.
3. Cada aprovação tem prazo; ao vencer, o caso é escalado.
4. A decisão é registrada com quem aprovou e quando.
5. O contrato é gerado e registrado no sistema principal.

O que a operação vê no Monitor: propostas paradas por aprovador, prazos vencendo e a trilha de cada decisão.

Atendimento com IA e pessoas

Problema. A IA responde, mas não sabe quando parar. Casos sensíveis ficam sem um responsável humano.

Participantes: cliente, agente de IA, atendentes, sistemas de consulta.

Como o processo coordena:

1. O agente de IA classifica a solicitação e consulta os sistemas.
2. Dentro dos limites definidos, o agente resolve sozinho.
3. Fora deles, ou se o tempo estourar, o caso vai para um atendente.
4. O atendente recebe o histórico e o resumo do agente.
5. O processo registra a resolução e mede o SLA.

O que a operação vê no Monitor: o que a IA resolveu, o que foi escalado, por quê, e o tempo de cada caso.

Back-office entre sistemas

Problema. Integrações entre sistemas legados e serviços novos falham em silêncio, e o trabalho para no meio.

Participantes: sistemas legados, serviços novos, equipe de operações.

Como o processo coordena:

1. Cada integração vira uma etapa explícita do processo.
2. Falhas são retentadas automaticamente.
3. Erros de negócio seguem um caminho de tratamento definido.
4. Quando nada resolve, o caso fica parado no ponto exato.
5. A equipe corrige e retoma dali, sem refazer as etapas anteriores.

O que a operação vê no Monitor: qual integração falhou, em qual caso e qual é o próximo passo.

Operações com prazo e SLA

Problema. Esperas, lembretes e exceções são controlados na memória das pessoas, e o SLA só é medido depois que já estourou.

Participantes: equipes responsáveis, clientes ou fornecedores, sistemas de notificação.

Como o processo coordena:

1. O processo registra o prazo de cada etapa.
2. Temporizadores disparam lembretes antes do vencimento.
3. Ao vencer, o caso é escalado automaticamente.
4. Exceções seguem caminhos definidos, não improvisos.
5. Cada prazo é acompanhado em tempo real.

O que a operação vê no Monitor: casos perto de vencer, casos vencidos e onde o tempo está sendo gasto.

CRM e funil comercial

Em produção. Desde setembro de 2025, o Kikwiflow orquestra 24x7 o CRM de uma grande franqueadora de intermediação de venda de veículos, com mais de 45 mil negócios coordenados. Por padrão, não divulgamos nome de cliente nem dados operacionais.

Problema. Cada negócio passa por avaliação, negociação e fechamento, com muitas mãos e muitos sistemas envolvidos.

Participantes: vendedores, avaliadores, franqueados, sistemas comerciais.

Como o processo coordena:

1. O negócio entra no funil e o processo assume a coordenação.
2. Cada etapa (avaliação, negociação, fechamento) tem responsável e prazo.
3. Sistemas são acionados nos momentos certos.
4. Exceções e esperas são tratadas sem perder o caso.
5. A gestão acompanha o funil em tempo real.

O que a operação vê no Monitor: onde cada negócio está e quanto tempo passa em cada etapa do funil.

Perguntas frequentes

Que tipos de processo o Kikwiflow orquestra?

Processos que passam por pessoas, sistemas e agentes de IA, como onboarding de clientes, propostas, crédito e aprovações, atendimento com IA e pessoas, back-office entre sistemas, operações com prazo e SLA, e CRM e funil comercial.

Algum desses casos já está em produção?

Sim. Desde setembro de 2025, o Kikwiflow orquestra 24x7 o CRM de uma grande franqueadora de intermediação de venda de veículos, com mais de 45 mil negócios coordenados.

Preciso reescrever meus sistemas para usar o Kikwiflow?

Não. Cada sistema existente passa a ser uma etapa do processo, inclusive sistemas legados. Dá para começar por um único processo e expandir aos poucos.

Como a operação acompanha cada caso?

Pelo Monitor, que mostra em que etapa cada caso está, quanto tempo leva cada etapa e onde há exceções. Dali a equipe corrige, aprova, tenta novamente ou retoma o caso.

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